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Eventmanagement – der einfache Weg zu erfolgreichen Veranstaltungen

Es gibt viele verschiedene Anlässe und Arten von Events, die von Hochzeitsfeiern, Sportereignissen und Konzerte bis hin zu Firmenpartys reichen. Je nach Anlass, gewünschten Effekt und Volumen ist es manchmal sinnvoll, die Organisation und Planung in die erfahrenen Hände eines professionellen Eventmanagements zu geben.

So kann man sich späteren Ärger durch eine fehlerhafte Planung oder eine mangelnde Umsetzung, sowie versteckte Kosten, sparen. Denn ein gutes Eventmanagement garantiert eine zufriedenstellende und reibungslose Veranstaltung ohne versteckte Kosten oder unerwünschte Überraschungen.

Natürlich macht es Spaß, die Gestaltung seiner Hochzeit selbstständig zu managen, bei mehr als 50 eingeladenen Gästen kann dies allerdings sehr anstrengend sein. Ärgerlich wird es dann, wenn man im Laufe der Veranstaltung feststellt, dass die Tische, die Speisen oder das Geschirr nicht ausreichend sind.

Was ist Eventmanagement und wann braucht man es?

Jede Veranstaltung sollte seinen Gästen in bester Erinnerung bleiben. Ganz egal, ob es sich hierbei um ein privates oder berufliches Event handelt. Denn neben Firmenveranstaltung, haben auch besondere Ereignisse wie Hochzeiten, Verlobungspartys oder Abschiedsfeiern eine wichtige Bedeutung.

Veranstaltungen im engsten Kreise sind schnell und einfach, entscheidet man sich für eine Gästeanzahl von über fünfzig Personen, wird es etwas kniffelig. Ab einem gewissen Volumen sind Organisation, Planung und Durchführung das A und O einer erfolgreichen Veranstaltung. Besonders spielt hier auch der Zweck beziehungsweise das Ziel des Events eine wichtige Rolle.

Möchte man einen besonderen Anlass feiern, oder möchte man zum Beispiel auf einer Messe seine Produkte vermarkten und neue Kunden akquirieren?
Neben der Tatsache, dass man sich mit einem guten Eventmanagement viel Zeit einsparen kann, bietet dieser folgende Vorteile:

• Professionelle und erfahrene Beratung durch einen Eventmanager
• Vermeidung von Fettnäpfchen und versteckten Kosten durch gründliche Vorausplanung
• Betreuung aller zu treffenden Vorbereitungen
• Gewissenhafte Realisierung des geplanten Events
• Durchführung aller administrativen Aufgaben (z. B. Reservierung der Location, Anschaffung von Material, Einladungen etc.)

Von der Traumhochzeit bis zu gewinnbringenden Outdoor-Events

Es gibt verschiedene Arten von Veranstaltungen, die zu ihrer erfolgreichen Realisierung unterschiedliche Kenntnisse und Zeitaufwände beanspruchen. Hierbei liegt der Schwerpunkt auf folgende Detailfragen:

• Art der Veranstaltung
• Ziel der Veranstaltung
• Größe des zur Verfügung gestellten Budgets
• Teilnehmer/innen
• Terminierung und Standort der Veranstaltung

Des Weiteren sollte man zwischen folgende Arten von Events unterscheiden:

1. Kommerzielle Veranstaltungen
1.1. Sportveranstaltungen
1.2. Konzerte
1.3. Messen
1.4. Produktpräsentationen
1.5. Firmenfeiern
1.6. Kundenempfänge
1.7. Autogrammstunden
1.8. Pressekonferenzen
2. Nicht-kommerzielle Veranstaltungen
2.1. Alle Arten von Privatveranstaltungen unter anderem Hochzeiten, Geburtstagsfeiern, Verlobungsfeiern, etc.
2.2. Wohltätigkeitsveranstaltungen
2.3. Gottesdienste

Erhofft man sich durch eine Veranstaltung höhere Verkaufsquoten, neue Kundenkontakte oder einfach eine Feier mit Verwandten und Freunden, so garantiert ein Eventmanager die besten Ergebnisse.

Besonders, wenn es sich um ein kommerzielles Event handelt, kann ein ortsansässiger Eventmanager Auskunft über gewünschte Standorte, potentielle Besucher/innen und theoretische Erfolgsquoten geben. Eignet sich der gewünschte Standort nicht für den Zweck und das Ziel des Events, so wird das Eventmanagement eine andere Location unter Beachtung von wichtigen Detailfragen vorschlagen.

Garantierter Erfolg durch Eventmanagement

Insbesondere bei privaten Events (z. B. Hochzeiten) befürchten Veranstalter häufig, dass das Ereignis durch ein Eventmanagement zu unpersönlich werden könnte. Dies stimmt allerdings nicht, denn auch wenn man die Verwaltung des Events in die Hände eines Eventmanagers gibt, heißt dies nicht, dass man keinerlei Mitspracherecht mehr hat. Egal bei welcher Art von Veranstaltung, ein guter Eventmanager wird stets darauf achten, dass die Veranstalter sich mit ihrem Event identifizieren können.

Des Weiteren garantiert eine ständige Kommunikation mit den Veranstaltern und ein reger Informationsaustausch über alle Fortschritte eine hohe Kundenzufriedenheit. Demnach ermöglichen die meisten Eventmanager es, ihren Kunden den stetigen Fortschritt der Realisierung ihrer Veranstaltung aktiv mitzuverfolgen und stellen ihnen diesbezüglich alle erforderlichen Informationen zur Verfügung.